Podpisywanie sprawozdań finansowych za pomocą ePUAP — poradnik

W niniejszym artykule przedstawiamy instrukcję jak należy podpisać elektroniczne sprawozdanie finansowe i jak je później wysłać do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Na początek przypomnę tylko, że w spółkach, w których rok obrotowy kończy się 31 grudnia, sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone do końca marca a następnie zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników do końca czerwca.

Wyłącznie w 2020 oraz 2021 roku ze względu na stan epidemii terminy te zostały przedłużone o 3 miesiące.

Podpisy elektroniczne

Obecnie sprawozdania finansowe sporządzane są wyłącznie w formie elektronicznej w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym przez Ministra Finansów. Sprawozdanie takie powinno być podpisane przez osobę je sporządzającą oraz przez cały zarząd spółki. Czynności tej nie można dokonać przez pełnomocnika.

Sprawozdanie powinno być podpisane elektronicznie, przy czym do wyboru są dwa rodzaje podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny lub
• podpis potwierdzony profilem zaufanym (ePUAP).

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny. Płatne jest zarówno jego wydanie, jak i przedłużenie ważności co 1-2 lata. Profil zaufany można natomiast założyć bezpłatnie. W przypadku klientów niektórych banków można zrobić to nawet w 100% przez internet bez wychodzenia z domu.

Podpisywanie sprawozdania

Sprawozdanie można podpisać za pomocą Profilu Zaufanego na stronie stronie Mój Gov. Jest to tzw. „Podpisywarka” dokumentów.

Podpisując sprawozdanie, trzeba to zrobić w trybie obiegowym. Najpierw sprawozdanie podpisuje jedna osoba i przesyła plik do kolejnej osoby podpisującej. Ta ponawia procedurę i tak aż wszyscy podpiszą. System jest prosty w przypadku jednoosobowego zarządu. Natomiast w przypadku wieloosobowego zarządu podpisywanie dokumentów może być dość karkołomne.

Na platformie nie ma możliwości zapisania podpisanych plików na przyszłość. Podpisany plik należy więc zapisać na dysku komputera.

Zatwierdzenie sprawozdania.

Po podpisaniu sprawozdania należy je jeszcze zatwierdzić przez odpowiedni organ. W przypadku spółki z o.o. zatwierdzenie sprawozdania następuje w drodze uchwały zgromadzenia wspólników, które standardowo powinno się odbyć do końca czerwca. To samo zgromadzenie podejmuje również uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty. Obie uchwały sporządzane są w formie papierowej.

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat organizacji zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zapoznaj się z artykułem Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników 2021 – Co może Cię zaskoczyć?

Złożenie sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych

Zgłoszenie sprawozdania do RDF zastępuje składanie sprawozdania do KRS oraz do urzędu skarbowego.

Aby wysłać sprawozdanie będzie potrzebny podpis jednego członka zarządu. Nie ma przy tym znaczenia czy w spółce obowiązuje reprezentacja łączna, czy samodzielna — każdy z członków zarządu ma legitymację do dokonania tej czynności samodzielnie. Warunek jest taki, że musi to być osoba wpisana do KRS oraz posiadająca numer PESEL. Jeśli na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników doszło do zmiany zarządu, nowy zarząd musi być w pierwszej kolejności zgłoszony do KRS, bez tego nie będzie w stanie złożyć dokumentów w RDF.

Aby złożyć sprawozdanie, musimy mieć zarejestrowane konto w serwisie eKRS. Jeśli członek zarządu nie posiada jeszcze konta, to może je założyć po przejściu do zakładki S24 – Rejestracja spółki, Inne wnioski. Podczas zakładania konta musi być ono autoryzowane poprzez podpisanie go Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Mając już konto w systemie, przechodzimy na stronie eKRS do zakładki Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych i logujemy się za pomocą swojego konta S24.

Wybieramy opcję Przygotowywanie i składanie zgłoszeń i postępujemy zgodnie z instrukcjami, które są w miarę intuicyjne. Nie odkładaj wysyłania sprawozdania na ostatnią chwilę. System potrafi być w takich okresach mocno przeciążony i nie działać poprawnie. Nie zwlekaj więc do ostatniej chwili. Zaoszczędzisz sporo czasu i nerwów.

W kroku drugim wskazujemy okres, za jaki składane jest sprawozdanie oraz wybieramy rodzaj zgłoszenia Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych. Po wypełnieniu danych uaktywni się przycisk Dodaj dokument.

Następnie po kolei dodajemy dokumenty:

• Roczne sprawozdanie finansowe — musi być wcześniej podpisane elektronicznie,
• Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego — może być skan, dokument nie musi być podpisany elektronicznie,
• Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty — może być skan, dokument nie musi być podpisany elektronicznie,
• Sprawozdanie z działalności (jednostki, które są zobowiązane takie sprawozdanie sporządzać) — musi być sporządzone elektronicznie i podpisane elektronicznie przed dołączeniem do zgłoszenia. Sprawdzanie z działalności nie ma postaci ustrukturyzowanej. Można je sporządzić w formatach xml, txt, doc, pdf lub xls i podpisać Profilem Zaufanym na stronie Mój Gov.

Podpisanie i wysłanie wniosku

W kroku 4 klikamy Zapisz, a następnie Weryfikuj zgłoszenie. Następnie zaznaczamy kwadracik przy osobie, która podpisuje zgłoszenie. Po prawej stronie uaktywni się przycisk Wybierz (czasem trzeba chwilę poczekać) i możemy się podpisać Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub wysłać danej osobie zaproszenie do złożenia podpisu. Aby przekazać danej osobie wniosek do podpisu, musimy znać jej login w systemie S24, którym jest adres e-mail użyty przez daną osobę przy zakładaniu konta. Osoba będzie widziała udostępnione zgłoszenie w zakładce Podpisywanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu.

Po podpisaniu zgłoszenia przez jedną osobę uaktywni się przycisk Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF. Klikamy i po chwili odpowiednie wzmianki o złożeniu dokumentów powinny pojawić się w odpisie spółki w KRS.

Powodzenia!

W niniejszym artykule przedstawiamy instrukcję jak należy podpisać elektroniczne sprawozdanie finansowe i jak je później wysłać do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Na początek przypomnę tylko, że w spółkach, w których rok obrotowy kończy się 31 grudnia, sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone do końca marca a następnie zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników do końca czerwca.

Wyłącznie w 2020 oraz 2021 roku ze względu na stan epidemii terminy te zostały przedłużone o 3 miesiące.

Podpisy elektroniczne

Obecnie sprawozdania finansowe sporządzane są wyłącznie w formie elektronicznej w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym przez Ministra Finansów. Sprawozdanie takie powinno być podpisane przez osobę je sporządzającą oraz przez cały zarząd spółki. Czynności tej nie można dokonać przez pełnomocnika.

Sprawozdanie powinno być podpisane elektronicznie, przy czym do wyboru są dwa rodzaje podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny lub
• podpis potwierdzony profilem zaufanym (ePUAP).

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny. Płatne jest zarówno jego wydanie, jak i przedłużenie ważności co 1-2 lata. Profil zaufany można natomiast założyć bezpłatnie. W przypadku klientów niektórych banków można zrobić to nawet w 100% przez internet bez wychodzenia z domu.

Podpisywanie sprawozdania

Sprawozdanie można podpisać za pomocą Profilu Zaufanego na stronie stronie Mój Gov. Jest to tzw. „Podpisywarka” dokumentów.

Podpisując sprawozdanie, trzeba to zrobić w trybie obiegowym. Najpierw sprawozdanie podpisuje jedna osoba i przesyła plik do kolejnej osoby podpisującej. Ta ponawia procedurę i tak aż wszyscy podpiszą. System jest prosty w przypadku jednoosobowego zarządu. Natomiast w przypadku wieloosobowego zarządu podpisywanie dokumentów może być dość karkołomne.

Na platformie nie ma możliwości zapisania podpisanych plików na przyszłość. Podpisany plik należy więc zapisać na dysku komputera.

Zatwierdzenie sprawozdania.

Po podpisaniu sprawozdania należy je jeszcze zatwierdzić przez odpowiedni organ. W przypadku spółki z o.o. zatwierdzenie sprawozdania następuje w drodze uchwały zgromadzenia wspólników, które standardowo powinno się odbyć do końca czerwca. To samo zgromadzenie podejmuje również uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty. Obie uchwały sporządzane są w formie papierowej.

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat organizacji zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zapoznaj się z artykułem Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników 2021 – Co może Cię zaskoczyć?

Złożenie sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych

Zgłoszenie sprawozdania do RDF zastępuje składanie sprawozdania do KRS oraz do urzędu skarbowego.

Aby wysłać sprawozdanie będzie potrzebny podpis jednego członka zarządu. Nie ma przy tym znaczenia czy w spółce obowiązuje reprezentacja łączna, czy samodzielna — każdy z członków zarządu ma legitymację do dokonania tej czynności samodzielnie. Warunek jest taki, że musi to być osoba wpisana do KRS oraz posiadająca numer PESEL. Jeśli na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników doszło do zmiany zarządu, nowy zarząd musi być w pierwszej kolejności zgłoszony do KRS, bez tego nie będzie w stanie złożyć dokumentów w RDF.

Aby złożyć sprawozdanie, musimy mieć zarejestrowane konto w serwisie eKRS. Jeśli członek zarządu nie posiada jeszcze konta, to może je założyć po przejściu do zakładki S24 – Rejestracja spółki, Inne wnioski. Podczas zakładania konta musi być ono autoryzowane poprzez podpisanie go Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Mając już konto w systemie, przechodzimy na stronie eKRS do zakładki Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych i logujemy się za pomocą swojego konta S24.

Wybieramy opcję Przygotowywanie i składanie zgłoszeń i postępujemy zgodnie z instrukcjami, które są w miarę intuicyjne. Nie odkładaj wysyłania sprawozdania na ostatnią chwilę. System potrafi być w takich okresach mocno przeciążony i nie działać poprawnie. Nie zwlekaj więc do ostatniej chwili. Zaoszczędzisz sporo czasu i nerwów.

W kroku drugim wskazujemy okres, za jaki składane jest sprawozdanie oraz wybieramy rodzaj zgłoszenia Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych. Po wypełnieniu danych uaktywni się przycisk Dodaj dokument.

Następnie po kolei dodajemy dokumenty:

• Roczne sprawozdanie finansowe — musi być wcześniej podpisane elektronicznie,
• Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego — może być skan, dokument nie musi być podpisany elektronicznie,
• Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty — może być skan, dokument nie musi być podpisany elektronicznie,
• Sprawozdanie z działalności (jednostki, które są zobowiązane takie sprawozdanie sporządzać) — musi być sporządzone elektronicznie i podpisane elektronicznie przed dołączeniem do zgłoszenia. Sprawdzanie z działalności nie ma postaci ustrukturyzowanej. Można je sporządzić w formatach xml, txt, doc, pdf lub xls i podpisać Profilem Zaufanym na stronie Mój Gov.

Podpisanie i wysłanie wniosku

W kroku 4 klikamy Zapisz, a następnie Weryfikuj zgłoszenie. Następnie zaznaczamy kwadracik przy osobie, która podpisuje zgłoszenie. Po prawej stronie uaktywni się przycisk Wybierz (czasem trzeba chwilę poczekać) i możemy się podpisać Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub wysłać danej osobie zaproszenie do złożenia podpisu. Aby przekazać danej osobie wniosek do podpisu, musimy znać jej login w systemie S24, którym jest adres e-mail użyty przez daną osobę przy zakładaniu konta. Osoba będzie widziała udostępnione zgłoszenie w zakładce Podpisywanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu.

Po podpisaniu zgłoszenia przez jedną osobę uaktywni się przycisk Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF. Klikamy i po chwili odpowiednie wzmianki o złożeniu dokumentów powinny pojawić się w odpisie spółki w KRS.

Powodzenia!