Niezgłoszenie spółki z o.o. do KRS
Z chwilą zawarcia u notariusza umowy spółki z o.o. powstaje spółka z o.o. w organizacji. Zarząd spółki ma obowiązek zgłoszenia zawiązania spółki do sądu rejestrowego.
Spółka w organizacji jeszcze przed zgłoszeniem do rejestru może podejmować pewne czynności. Może przyjąć wkłady od wspólników, wystąpić o nadanie numerów NIP i REGON, zarejestrować się jako podatnik VAT. Może również zawierać umowy i zaciągać zobowiązania wobec innych podmiotów.
Co się stanie, jeśli spółka nie zostanie zgłoszona do rejestru?
Jeżeli zawiązanie spółki nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki, umowa spółki ulega rozwiązaniu. Nie oznacza to jednak, że sama spółka w organizacji przestaje istnieć z upływem tego terminu.
Spółka powinna w takiej sytuacji niezwłocznie zwrócić wszystkie wniesione wkłady oraz pokryć w pełni wierzytelności osób trzecich. Gdyby nie było to możliwe, zarząd powinien przeprowadzić pełen proces likwidacji spółki tak jak spółka, która byłaby już zarejestrowana w rejestrze.
Należy przy tym opierać się wyłącznie na przepisach ustawowych, gdyż umowa spółki uległa rozwiązaniu i nie obowiązuje.
Zarząd spółki powinien również zgłosić rozwiązanie umowy spółki w urzędzie skarbowym oraz rozliczyć się z podatków. Spółka powinna zostać wykreślona z rejestru płatników podatku VAT oraz z bazy REGON.
Kto odpowiada za zobowiązania spółki w organizacji
Spółka w organizacji odpowiada za swoje zobowiązania własnym majątkiem – ale nie tylko ona. Za te same zobowiązania odpowiadają też osoby, które działały w imieniu spółki (zwykle członkowie zarządu albo pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą wspólników) – bez ograniczenia do wysokości wniesionego wkładu. Odrębnie, wspólnik odpowiada za zobowiązania spółki w organizacji do wysokości wartości wkładu, którego jeszcze nie wniósł, a do którego wniesienia zobowiązał się w umowie spółki. Innymi słowy: im więcej wspólnik już wniósł, tym mniejsze jest jego dodatkowe ryzyko – ale osoby faktycznie działające w imieniu spółki (np. członek zarządu podpisujący umowy) mogą odpowiadać znacznie szerzej, majątkiem osobistym, bez takiego limitu.
Ważny szczegół: odpowiedzialność osób działających w imieniu spółki wobec samej spółki ustaje z chwilą zatwierdzenia ich czynności przez zgromadzenie wspólników – ale to zatwierdzenie nie zwalnia ich z odpowiedzialności wobec wierzycieli spółki (osób trzecich, z którymi zawarto umowy). To dwie różne relacje i jedno zatwierdzenie nie załatwia obu naraz.
Co dokładnie oznacza „rozwiązanie umowy spółki”? Spółka nie znika automatycznie
Rozwiązanie umowy spółki po przekroczeniu terminu nie jest równoznaczne z zniknięciem spółki w organizacji. Dopóki spółka nie zwróci wszystkich wkładów i nie zaspokoi w pełni wierzycieli, formalnie nadal istnieje – tyle że bez ważnej umowy, na podstawie której miała powstać spółka docelowa. Jeśli natychmiastowy zwrot wkładów i spłata zobowiązań nie są możliwe (np. część majątku jest niepłynna albo wierzytelności sporne), zarząd ma obowiązek przeprowadzić formalną likwidację – analogiczną do likwidacji spółki już zarejestrowanej. Jeśli spółka w organizacji nie ma w tym momencie zarządu, likwidatora powołuje zgromadzenie wspólników albo, w razie potrzeby, sąd rejestrowy. Likwidatorzy muszą jednokrotnie ogłosić otwarcie likwidacji i wezwać wierzycieli do zgłaszania wierzytelności w terminie miesiąca od ogłoszenia. Dopiero zatwierdzenie sprawozdania likwidacyjnego przez zgromadzenie wspólników definitywnie kończy byt spółki w organizacji.
To ma praktyczne znaczenie: „rozwiązanie umowy spółki” to początek procesu porządkowania spraw, a nie jego koniec. Dopóki proces się nie zakończy, obowiązki (rozliczeniowe, wobec wierzycieli, wobec urzędu skarbowego) nadal spoczywają na osobach zarządzających.
Czy da się to naprawić? Czy istnieje „spóźnione zgłoszenie”?
Po przekroczeniu terminu sześciu miesięcy (albo po uprawomocnieniu się postanowienia sądu odmawiającego rejestracji) nie ma możliwości „doniesienia” spóźnionego wniosku o wpis tej samej spółki do tej samej umowy – umowa spółki uległa już rozwiązaniu z mocy prawa, więc nie ma już podstawy, na którą sąd rejestrowy mógłby dokonać wpisu. Wniosek złożony po terminie do „starej” umowy sąd powinien oddalić.
Jedyna droga, żeby jednak doprowadzić do powstania spółki, to zawarcie nowej umowy spółki (nowy akt notarialny) i rozpoczęcie całej procedury od nowa, z nowym, sześciomiesięcznym terminem na zgłoszenie. Równolegle trzeba uporządkować „starą” spółkę w organizacji zgodnie z zasadami opisanymi wyżej (zwrot wkładów, zaspokojenie wierzycieli albo formalna likwidacja) – te dwa wątki nie znikają nawzajem, tylko biegną obok siebie.
Wniosek praktyczny: termin sześciu miesięcy warto traktować jako twardy, nieprzywracalny – pilnowanie go od dnia podpisania umowy u notariusza jest tańsze niż jakakolwiek próba naprawy po jego przekroczeniu.
Zastrzeżenie dla spółek zawiązanych w systemie S24: dla spółki, której umowę zawarto w S24, obowiązuje odrębny, znacznie krótszy termin zgłoszenia do sądu rejestrowego – 7 dni (art. 169 § 2 k.s.h.), nie sześć miesięcy z § 1. Kto założył spółkę przez S24 i kieruje się terminem sześciomiesięcznym opisanym wyżej, może przez pomyłkę przeoczyć, że jego termin upłynął już dawno wcześniej.
