Elektroniczne zgromadzenie wspólników

Czas epidemii to czas, w którym wdrażane są rozwiązania, o których w “normalnych” warunkach słyszeliśmy “Nie da się”.

Tymczasem wystarczyły dwa tygodnie, aby uczelnie wyższe zaczęły prowadzić wykłady online, a Sejm przegłosował elektroniczne odbywanie zgromadzeń wspólników oraz posiedzeń zarządów i rad nadzorczych w spółkach z o.o. i spółkach akcyjnych.

Istotne jest również to, że zmiany te nie mają charakteru tymczasowego, a zostały na stałe wprowadzone do Kodeksu spółek handlowych.

Ustawa weszła w życie z dniem publikacji w Dzienniku Ustaw tj. 31 marca 2020 r..

I co? Dało się?

Zgromadzenie wspólników

To zagadnienie jest kluczowe, ponieważ właśnie rozpoczął się standardowy czas odbywania zwyczajnych zgromadzeń wspólników, na których zatwierdzane są sprawozdania finansowe oraz wybierane nowe władze spółek na kolejną kadencję. Zgromadzenie wspólników w spółkach ze standardowym rokiem obrotowym musi odbyć się do końca czerwca.

Według zapowiedzi Rządu termin ten co prawda również ma zostać przedłużony w tym roku, jednak ostatecznie zgromadzenie i tak musi się odbyć.

Jak to wyglądało do tej pory?

Standardowe zgromadzenie wspólników do tej pory musiało odbywać się w formie fizycznego spotkania wspólników.

Wspólnicy, którzy nie mogli przybyć osobiście na zgromadzenie, mogli uczestniczyć w nim przez pełnomocnika. Nie było jednak możliwości zdalnego uczestniczenia w zgromadzeniu.

Jedynym ułatwieniem była możliwość podejmowania uchwał poza zgromadzeniem wspólników w drodze korespondencyjnej. Natomiast na takie głosowanie musieli wyrazić pisemną zgodę wszyscy wspólnicy spółki.

Nie było też możliwości odbycia w takiej formie zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Zdalne uczestniczenie w zgromadzeniu wspólników

Możliwość odbywania zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej została wprowadzona we wrześniu 2019 roku.

Obecny “sezon” miał być zatem pierwszym, w którym takie rozwiązania mogły być zastosowane.

Problem jednak w tym, że przepisy wprowadzone we wrześniu wymagały, aby to umowa spółki dopuszczała taki tryb uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników.

Nie trzeba zatem tłumaczyć, że żadna istniejąca wcześniej spółka nie miała takich zapisów w umowie spółki. Popularne obecnie spółki rejestrowane elektronicznie przez S24 również nie pozwalały na odbywanie zgromadzeń wspólników w sposób zdalny.

Zgromadzenie wspólników w formie elektronicznej na nowych zasadach

Koronawirus jednak sprawił, że ustawodawca postanowił zmienić te przepisy w taki sposób, żeby zdalne zgromadzenia wspólników, tj. w szczególności w trybie telekonferencji albo wideokonferencji mogły odbywać się we wszystkich spółkach.

Pozostawiono jedynie opcję wyłączenia takiej możliwości w umowie spółki (a zatem odwrotnie niż do tej pory).

Jeśli zatem nie masz w umowie spółki wyłączeń w zakresie zdalnego odbywania zgromadzeń wspólników, to możesz w tym roku zorganizować zwyczajne zgromadzenie wspólników w formie elektronicznej.

Jakie warunki musisz zapewnić?

Przepisy są dość elastyczne, jeśli chodzi o warunki, które musisz spełnić, aby móc odbyć elektroniczne zgromadzenie wspólników.

Mimo tego należy się do tego wydarzenia dobrze przygotować.

1. Warunki techniczne zgromadzenia wspólników

Należy zapewnić, aby wszyscy uczestnicy zgromadzenia wspólników mogli w czasie rzeczywistym uczestniczyć w zgromadzeniu. Musi być zapewniona dwustronna komunikacja. Nie wystarczy zatem zorganizowanie transmisji obrad. Każdy z uczestników przebywający w innym miejscu niż główne miejsce obrad musi mieć również możliwość wypowiadania się.

Drugim warunkiem, który musi być zagwarantowany, jest możliwość wykonywania prawa głosu (osobiście lub przez pełnomocnika).

Należy tu zaznaczyć, że co prawda nie jest w żaden sposób narzucona forma oddawania głosu przez wspólnika, ale musi to być taki sposób, który zagwarantuje możliwość weryfikacji tożsamości osoby oddającej głos (czy to rzeczywiście jest głos oddany przez wspólnika spółki).

Należy też zwrócić szczególną uwagę na to, że część uchwał musi być podejmowana w głosowaniu tajnym. Tajne głosowanie zarządza się w sprawach osobowych takich jak powołanie lub odwołanie członka zarządu czy też udzielenie absolutorium. Poza tym tajne głosowanie należy zarządzić przy każdym innym głosowaniu na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych na zgromadzeniu wspólników.

Musimy być zatem przygotowani na przeprowadzenie głosowań w taki sposób, aby uczestnicy zgromadzenia wspólników nie wiedzieli, jak głosowały poszczególne osoby.

Warto również zaznaczyć, że zdalne uczestniczenie w zgromadzeniach wspólników nie zostało w żaden sposób wyłączone dla zgromadzeń, z których przebiegu protokół sporządzany jest przez notariusza w formie aktu notarialnego. Forma taka jest wymagana przykładowo, jeśli porządek obrad obejmuje podjęcie uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki.

2. Regulamin

Żeby móc zorganizować w tym roku zgromadzenie wspólników w formie elektronicznej musisz też stworzyć w swojej spółce regulamin, który określa szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Regulamin uchwalany jest przez radę nadzorczą, a w razie jej braku przez zgromadzenie wspólników.

Aby nie trzeba było jednak odbywać fizycznego zgromadzenia wspólników, które umożliwi następnie odbycie elektronicznego zgromadzenia wspólników, wprowadzono możliwość uchwalenia regulaminu bez odbycia zgromadzenia wspólników poprzez wyrażenie pisemnej zgody na jego treść przez wspólników reprezentujących bezwzględną większość głosów.

Regulamin może zatem przyjąć wspólnik większościowy lub wspólnicy łącznie posiadający większość głosów. Wspólników mniejszościowych nie trzeba zatem nawet angażować w proces uchwalania regulaminu.

Elektroniczne zgromadzenie wspólników można odbyć dopiero po przyjęciu takiego regulaminu.

3. Zwołanie elektronicznego zgromadzenia wspólników

Zgromadzenia wspólników, które się odbywają z udziałem wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (np. w formie telekonferencji albo wideokonferencji), muszą być też zwołane tak jak każde inne zgromadzenie wspólników. Co więcej, w takim zawiadomieniu należy zaznaczyć, że jest możliwość uczestniczenia w zgromadzeniu elektronicznie oraz zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Należy zaznaczyć, że zgromadzenie wspólników należy zwołać za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską na co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.

Można też zwołać zgromadzenie wspólników za pomocą poczty elektronicznej, natomiast na taką formę zawiadomienia wspólnik musi udzielić pisemną zgodę.

Warto też zaznaczyć, że zgromadzenie wspólników może odbyć się również bez formalnego zwołania, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Należy uznać, że dotyczy to również wspólników uczestniczących zdalnie w zgromadzeniu wspólników.

Jeśli zatem jest możliwość zdalnego spotkania się wszystkich wspólników spółki w celu odbycia zgromadzenia wspólników, można pominąć wysyłanie oficjalnych zawiadomień o zwołaniu zgromadzenia.

Nie uchybia to jednak obowiązkowi wcześniejszego uchwalenia regulaminu określającego zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Elektroniczne posiedzenia zarządu i rady nadzorczej

Poza możliwością odbywania elektronicznych zgromadzeń wspólników zostały też wprowadzone zmiany w zasadach odbywania posiedzeń zarządów i rad nadzorczych oraz w możliwości podejmowania uchwał tych organów poza posiedzeniami.

W przypadku zarządów spółek wprowadzono możliwość uczestniczenia w posiedzeniach przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość oraz możliwość podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Analogiczne regulacje obowiązują również rady nadzorcze.

Do tej pory w przypadku zarządów w ogóle nie było możliwości odbywania zdalnych posiedzeń ani głosowania zdalnego.

Natomiast w przypadku rad nadzorczych na głosowanie pisemne musiała zezwolić umowa spółki, a posiedzenia zdalne nie były w ogóle przewidziane.

Spółka akcyjna

Analogiczne zmiany zostały również wprowadzone w przypadku spółki akcyjnej. Posiedzenia zarządu i rady nadzorczej spółek akcyjnych również będą mogły odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość a głosowania odbywać się w formie pisemnej.

Zasady uczestnictwa w walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej będą bardzo podobne do tych obowiązujących przy zgromadzeniach wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Dodatkowe wymagania dotyczą spółek publicznych oraz zasad przeprowadzania głosowania na walnym zgromadzeniu.

Nowe regulacje nie wyłączają innych obowiązków dotyczących organizacji walnych zgromadzeń, takich jak obowiązek złożenia akcji w spółce, czy sporządzenia protokołu przez notariusza.

Jak możemy pomóc?

Jeśli wasza spółka stoi przed koniecznością zorganizowania zgromadzenia wspólników i nie ma możliwości, aby takie zgromadzenie odbyło się w formie fizycznego spotkania bądź też chcecie takiego spotykania się uniknąć, to zorganizowanie elektronicznego zgromadzenia wspólników jest dobrą alternatywą.

Możemy sporządzić dla Twojej spółki Regulamin określający zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, który jest wymagany do odbycia elektronicznego zgromadzenia wspólników.